Forum du Réseau de Tourisme LesCoGîteurs

[lnmorel]

Tout est dans le titre enfin presque. Je m'attendais à voir cette question déjà posée mais je n'ai rien trouvé...
Nous sommes novices puisque nous avons ouvert il y a seulement 2 semaines un gîte pour 6 personnes avec une piscine commune. Pour le moment, faute de trouver un modèle qui me convienne, je n'ai pas fait d'état des lieux. J'ai quand même demandé une caution pour les 2ème locataires, mais sans état des lieux c'est pas très juste, je le conçois...

Je trouve cette partie du métier vraiment peu agréable aussi bien pour le locataire que pour le propriétaire. Je ne me vois pas inspecter tout en détail, vérifier que l'électro-ménager fonctionne, que les sommiers à lattes ne sont pas cassés (dixit Julie !), qu'il ne manque pas de couvert, que les murs sont toujours de la même couleur, etc...

Et vous comment procédez-vous ? Avez-vous des astuces qui permettent de gagner du temps ou que cette étape soit plus "digeste" ? Avez-vous un modèle d'état des lieux qui soit simple mais efficace en cas de litige ?
Je pense commencer par faire un inventaire pièce/pièce des meubles et objets avec des colonnes pour quantité et état.

Nous avons donné beaucoup d'énergie dans les travaux de rénovation et les prestations que nous offrons (mobilier, matériaux, literie,...) sont de qualité, car ce gîte avant de le louer, nous l'avons habité pendant un an et demie, et l'avons donc conçu pour qu'il soit confortable et agréable. Alors évidemment, j'imagine que je serai vraiment déçue par cette aventure , si des personnes peu respectueuses venaient à le dégrader. On m'a souvent répété aussi (lors d'un stage Gîte de France notamment) que lorsque l'on arrivait dans des lieux propres et de qualité, les gens sont d'emblée plus respectueux.

Pour ceux qui louent depuis de nombreuses années quels conseils me donneriez-vous ?

Merci pour vos réponses !

[tykern]

Pas d'inquiétude concernant l'état des lieux...
De notre côté, nous avons aussi conçu un lieu à l'image d'un endroit ou nous passerions nous mêmes nos vacances...
Nous partons du principe lors de l'acceuil, que tout est en état de marche et propre ( c'est notre engagement)..
On ne compte pas les fourchettes et les assiettes etc....
On est sur un principe de confiance...
Si certains veulent "voler" des fourchettes; c'est leur problème...pas le notre ( c'est une image)

Dans la pratique,
- 90% des gens qui cassent un truc nous le disent et 60% le remplace par eux même (verres, plats etc..)... reste à nous de décider si ceux qui ne remplacent pas sont facturés...pour un verre, une assiette...on laisse en général pisser, pour une chaise; on répare ou on avise...
- 100% des gens qui détectent un truc qui n'est pas de leur fait nous le signale au début du séjour ( c'est jamais très grave)
- 85% des gens nous signalent lorsqu'un évier est bouché, une lampe de marche plus etc...

Pour le reste, un coup d'oeil et visite rapide suffit à voir si il y a eu des dégradations....
personnellement en 5 ans, nous en avons eu par 3 ou 4 fois seulement:
- Une table en bois qui a souffert des bouteille de bière que l'on tapait en rythme lors d'une soirée arrosée
- Une porte avec un gros trou lors d'une "dispute" familiale
- Un tuyau de l'aspirateur de piscine suite à négligence qu'il a fallu remplacé
- Un coffre plastique qui n'a pas supporté le poids de la personne qui s'y est assise

Cela s'est soldé pour moitié par une retenue sur la caution avec l'assentiment des hôtes et pour moitié... on s'est fait avoir car ersonne ne nous l'a dit et on l'a vu qu'après.... mais bon...voilà..ça fout les boules.... mais c'est très très rare


Pratiquement on signe ensemble un état d'entrée et un état de sortie sur lequel figure l'état général du gîte; le nombre de clefs, les cautions, le relevé compteur...
avec possibilité d'y annoter chacun ses observations;....
et ça roule

[sabrina]

bonjour,

l'année dernière, je ne faisais pas d'état des lieux mais je demandais tout de même un chèque de caution et j'ai appris que sans état des lieux, en cas de casse on ne pouvait pas retenir la caution. De ce fait, j'ai établi cette année une fiche avec l'inventaire des meubles, l'électroménager,sommiers, matelas, l'état des murs, les peintures, les volets, les sols, les fenêtres pour chaque pièce..... avec colonnes TBE, BE et état d'usage pour l'entrée dans les lieux et la même chose pour la sortie sur la même feuille afin de rassembler le tout. j'inscris dessus le relevé des compteurs et je signe la feuille en même temps que le locataire en ayant fait au préalable une copie que je conserve.

je ne facture jamais la casse de verres ou d'assiettes et je ne compte jamais les fourchettes car çà n'a pas grande importance, çà n'a aucune valeur. j'achète en gros lot sur les brocantes et je ne demande pas le remplacement car je veux éviter le "dépareillé". Par contre je vérifie attentivement les sommiers et les matelas.

il y a 15 jours un locataire m'a cassé une manivelle du volet de la baie vitrée, j'avais une facture de l'année dernière qui prouvait déjà le remplacement de cette manivelle donc avec un état des lieux et la facture le locataire ne pouvait pas me sortir "le coup de l'état d'usage" et il m'a remboursé. Il n'a pas apprécié mais je m'en moque, il a cassé il paye.

malheureusement même avec un état des lieux et une caution, on ne voit pas tout, ce week-end qd les locataires sont repartis, j'ai découvert que les enfants avaient dessiné sur une petite partie d'un mur, je ne l'ai pas vu en faisant le tour des lieux, heureusement j'ai su le nettoyer à l'eau. De plus ceux là m'ont fait la totale, tasses cassées qu'on avait remis dans l'armoire discrètement et la poubelle que j'ai dû trier entièrement après leur départ car ils ne savent pas à priori faire le tri sélectif. Sans être méchante, en les voyant arriver le samedi précédent, je savais bien qu'ils n'avaient pas inventé l'eau chaude. Résultat, ces gens là ils pourront désormais passer leur chemin, je n'en veux plus.

à plus

[jpp_nice]

[Poirealoup]

Chez nous, jusqu'à cette année, nous ne faisions pas d'état des lieux. Simplement, nous ne remboursons pas la caution au départ, mais une semaine après. Ca nous laisse la possibilité de détecter des petits problèmes au cours de la préparation du gite pour les suivants. Je dois préciser que nous louons souvent pour des groupes (en particulier enterrement de vie de garçon) donc il n'est pas rare d'avoir des pbs mais globalement, il n'y a pas de gros problèmes. Vaisselle cassée presque systématiquement que nous remplaçons nous même pour cause de réassortiment. Nous ne facturons pas car ce serait mesquin et il faut se dire que ca fait partie du fonctionnement. Mais je n'irais pas jusqu'à dire que ca n'a pas d'importance, nous avons renouvelé toute la vaisselle avec des produits de qualité et cela représente un cout pas si négligeable au final. A ce propos, erreur à éviter, n'achetez pas en grande distribution, il ne maintienne pas les modèles (bien au contraire), du coup, soit vous achetez en triple exemplaires soit vous êtes bon pour renouveler l'ensemble soit vous avez de la vaisselle dépareillée.
Par contre, cette année, j'ai mis en place un inventaire de la vaisselle. Je le fais avant l'arrivée des clients, ce n'est pas long car on le connait vite. Je le donne aux clients à leur arrivée dans le livret d'accueil en leur demandant de signaler tout objet manquant ou non conforme. Et c'est tout, je refais le suivant au cours du ménage après leur départ.Ce système évite le comptage fastidieux et désagréable en leur présence.
Comme je l'ai dit, le but n'est pas de facturer, sauf en cas d'excès mais pour moi, cela présente deux intérêts:
- le premier est que cela me rassure, je connais exactement l'état de ce que je propose aux hôtes. Par exemple, j'ai très souvent des casseroles brulées cachées au fond du placard, des bols ébréchés, etc, et finalement, l'état des lieux est une petite procédure qui me permet de m'assurer que mes prochain clients auront bien tout ce que je me suis engagée à leur fournir et ... propre!
- le deuxième est que les choses sont claires pour tout le monde: en cas de problèmes, chacun sait exactement de quoi il est question. Du coup, les clients ont changé d'attitude: maintenant, il nous disent plus facilement les petits problèmes, il y a plutôt moins de casse. Et pour moi, je sais exactement ce qui s'est passé pendant le séjour. Auparavant, la situation engendrait de la frustration, car nous ne savions jamais exactement qui avait fait quoi, et je me souviens de petits coups au moral quelquefois. Par exemple, cette année, nous avons eu un groupe qui a poussé un peu (peignoir trempé de vin rouge inutilisable, nombreux plats, verres et assiettes cassés), du coup j'étais très à l'aise pour dresser la liste des dégâts, j'étais sure de ne pas lister des dégats des clients précédents. Nous avons trouvé un accord et cela s'est très bien passé.

Voila notre expérience. Au final, sans changer grand chose aux relations avec nos clients (pas plus de facturation qu'auparavant), cela nous a tranquillisés. Mais je pense que cela dépend aussi de type de gites et de la capacité. A mon sens, le risque est moindre pour les hébergements de petites capacités

Bon courage

Eve

[gitepougnadoires]

Tout est dans la dissuasion et l'explication :
Bien sur que nous n'allons pas compter les fourchettes, pas le temps (d'ailleurs ce qui disparait le + sont les petites cuillères et tirebouchon qui partent en rando et restent dans la voiture) on fourni un inventaire nominatif avec dates du séjour à l'arrivée et ils ont déjà reçu un descriptif complet avec le contrat.
Nous faisons le tour de toutes les pièces du gite + terrasse et barbecue avec eux, on leur demande si tout va bien. Pour le ménage samedi prochain c'est pareil qu'aujourd'hui (sinon en encaisse la caution de 45 €)
Nous leur précisons que s'ils constatent un dysfonctionnement, une casse que nous n'ayons pas vu après le départ des hôtes précédent ils nous appellent dans le week-end, de même s'ils ont un incident qu'ils nous le signalent (gite perdu en Lozère rien pour réparer sur place alors autant que nous amenions ce qu'il faut le samedi suivant).
On relève le compteur Edf avec eux et depuis cette année nous leur faisons signer un nouveau papier qui rappelle nos conditions :
1- ne pas dépasser la capacité d'accueil
2- animaux interdits même de "passage"
3- wifi gratuit mais attention Adopi engagement à ne pas télécharger (ça n'a aucune valeur mais dissuasion)
4- ils nous autorisent à encaisser les cautions en cas de problème (casse, ménage non fait....)
Le tout emballé avec des conseils sur leur séjour, un coup à boire ça passe bien mais ça montre que ça rigole pas non plus si ils dérapent.

Le jour du départ, avant de rentrer dans le gite la question qui mets mal à l'aise les menteurs pas surs d'eux : "Avez vous quelque chose à nous signaler sur le gite, un dysfonctionnement une casse ? "
ça marche pas tout le temps mais bon. on rends les cautions de suite (300 € gite + 45€ ménage) sauf une fois où ils nous avaient bloqué un wc sanibroyeur et il a fallu s'énerver pour qu'ils avouent l'évidence
Lorsque c'est possible nous faisons l'état des lieux de sortie à 2 : je fait le séjour+ cuisine et l'extérieur, mon épouse les chambres + wc + sdb. Mais on ne voit pas tout : lattes cassées, flexible de douche...
Dans l'ensemble cela se passe bien mieux depuis la mise en place de la caution ménage.

La plus belle anecdote : nous avions une terrasse en bois neuve, nous arrivons pour l'état des lieux la terrasse était mouillée (lavée ?) alors qu'il n'avait pas plut depuis quelques jours. Les hôtes partent.... quand la terrasse a séché j'ai compris le problème
Ils avaient cuit des merguez au barbecue et servi à table directement les merguez dégoulinantes de graisse en faisant le tour de la terrasse avec le grille au lieu de les mettre dans un plat ou une assiette. La terrasse était couverte de taches de graisse, impossible à détacher bien sur allez hop un petit mail de remerciement et une interdiction de séjour

[lnmorel]

Merci pour vos avis. Pour l'instant pas de souci majeur en 4 semaines de location (juste un drap et une table en teck tachés). Je gère un peu au feeling et j'adapte mon discours et la procédure à la tête du client et des échanges téléphoniques préalables. En résumé, si je me sens en confiance avec les gens, l'état des lieux est succinct, par contre, si des attitudes (par exemple, les précédents locataires sont arrivés clope dans la main alors j'ai immédiatement précisé que le gîte était non-fumeurs à l'intérieur) ou des phrases me laissent inquiète, je suis beaucoup plus rigoureuse et stricte. Mais je ne suis pas à l'abri d'une erreur de jugement.
Je redonne la caution le jour du départ. Par contre je suis toujours en quête du formulaire d'état des lieux idéal (ni trop dense, ni trop léger). Celui sur homelidays avec pour chaque pièce l'état des sols, murs, plafond, mobilier me semblent trop lourd, alors je me contente pour l'instant d'un document ou je note "gîte propre et neuf" que je fais signer, mais cela me parait un peu léger...

Hélène

[jobouil]

J ai la liste de ce que contient le gîte sur une page A4, si tu veux je t envoie la copie

Une colonne avec le prix a payer si casse

Je ne suis pas scrupuleuse sur l inventaire mais comme toi je me fit à mon instinct.

[lnmorel]

Avec plaisir je veux bien ! Merci d'avance !

[jobouil]

Il me faut ton email pour t envoyer les fichiers