Organiser la prise de réservation

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Organiser la prise de réservation

Messagepar H5N1 » 02 Septembre 2013, 08:10

EDITION : CE MESSAGE A ETE DEPLACE IL FAIT SUITE A UN ECHANGE QUI A COMMENCE ICI : http://forum.lescogiteurs.fr/logiciel-resa-t1311-10.html#p6915


Julie a écrit:Bref, beaucoup d'emails, de rappels, de contrats à éditer, de pièces jointes à insérer.... Le logiciel tu le paramètres une fois, tu mets des mails types, tu lies ton planning en ligne et y a plus qu'à laisser faire... si je n'étais pas sur Mac il y a longtemps que j'aurais arrêté de me prendre la tête.

Si je ne me trompe pas 2 gites = 104 fois maximum les dites opérations chaque année. Pas la mer à boire ! Enfin ne pas oublier :
1 -Toutes les resa ne se passent pas par mail ou web.
2 - Les mails ne sont pas toujours lus par le destinataire (direct indésirables ou mauvaise manip)
En ce qui me concerne voila comment je pratique :
Planning papier. Le client réserve par tel ou mail, il est inscrit sur le planning au crayon papier et son inscription passera à l'encre à réception du contrat ou acompte. Basique mais très efficace. Si la réservation est faite téléphoniquement, j'informe le client que je ne l'appellerais que si je ne reçois pas le contrat ou acompte et qu'en l'absence de nouvelle de ma part tout roule. Par mail, il aura une confirmation de réception.
L'avantage de n'avoir qu'un planning papier, c'est aussi qu'il est gérable facilement par les autres membres de la famille, sans risque de surbooking.
Franchement tout ceci paraît très archaïque, mais c'est efficace. Et s'affranchir du numérique pour ce genre de chose n'est pas un mal. N'oublions pas que nous ne sommes ni hôteliers, ni agences de location et nous ne pouvons pas nous payer une assistance informatique rapide en cas de panne. Et je suis persuadé que la plupart d'entre vous n'a pas un 2ème PC configuré pour gérer rapidement la panne du principal.
Geek à une époque, beaucoup moins aujourd'hui. La sagesse de la cinquantaine peut être.
Julie a écrit: si je n'étais pas sur Mac il y a longtemps que j'aurais arrêté de me prendre la tête.
Même avec cette si belle perche tendue, je ne rentrerais pas dans le débat :malin1:
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Re: Organiser la prise de réservation

Messagepar Julie » 02 Septembre 2013, 13:18

H5N1 a écrit:Si je ne me trompe pas 2 gites = 104 fois maximum les dites opérations chaque année. Pas la mer à boire ! Enfin ne pas oublier :

ce n'est pas tant le nombre de fois que le risque d'erreurs
H5N1 a écrit:1 -Toutes les resa ne se passent pas par mail ou web.

98% des cas pour moi. Cette année j'ai transmis 2 courriers par voie postale et j'ai eu une demande par téléphone sans saisie du formulaire en ligne car pas internet.
H5N1 a écrit:2 - Les mails ne sont pas toujours lus par le destinataire (direct indésirables ou mauvaise manip)

ça m'est arrivé 2 ou 3 fois que mon mail passe dans les spams depuis 2008 et je dis "3 fois" parce que je suis Marseillaise, en vrai je ne me souviens que d'une seule fois.

Voici comment je procède avec mes hôtes :
- formulaire en ligne remplis sur le site par leur soin
- envoi d'un email expliquant que je dois recevoir 30% d'acompte et règlement somme totale à j-30 + envoi des CGV en PDF + RIB. J'indique qu'il faut bien me confirmer par retour à cet email qu'ils souhaitent mettre une option car sans confirmation je dispose du gîte pour une autre demande.
- si confirmation, je mets au crayon à papier sur mon planning papier :langue2:
- je réceptionne l'acompte
- je passe mon planning au fluo car acompte reçu
- je me connecte à mon calendrier en ligne et le mets à jour
- je transmets alors le contrat (98% des fois par email) : nous avons bien reçu votre acompte de ...€ le règlement de la somme restant due doit nous parvenir avant le xx/xx/2013. Je rédige mon contrat sur un tableur excel, tous mes contrats et modèles sont sauvegardés sur mon disque dur en réseau et consultable via un autre ordi. :ghee: Et comble du bonheur, le tout est également accessible via mon compte Dropbox dont les dossiers sont synchronisés en auto. à chaque modif du dossier. :super:
- je mets un rappel sur le calendrier de mon super Mac de ouf (on se kiffe trop... enfin surtout moi...), lui-même synchronisé avec tout mes appareils en cloud dont mon Iphone ::d Ce qui fait que je reçois mes rappels où que je sois via un petit mail "coucou Julie, ici ton mac adoré, y a un pépin monsieur TrucMuche n'a pas encore envoyé son solde, il a 3 jours de retard, tu devrais lui faire un petit coucou pour te rappeler à son bon souvenir. Je t'embrasse, tu sais j'te kiffe moi aussi ! Signé : ton mac adoré" :hehe:
- mes hôtes me renvoient le deuxième feuillet signé + règlement à J-30 - Inch'Allah, sinon petit mail cf. point ci-dessus
- à réception du règlement j'envoie un email pour leur dire "super merci j'ai bien reçu votre règlement, n'oubliez pas la caution à l'arrivée et voici un super plan pour nous trouver dans la montagne... nous vous attendons le xx/xx/2013 à partir de xxh" et joins donc le super plan en question

ça fait quand même pas mal d'étapes et beaucoup de risques de se tromper... avec le logiciel un grosse partie est gérée, c'est l'avantage je trouve :cote:
Et sinon le développeur de homemanager est hyper rapide et des sessions à distance peuvent être organisées pour réparer en cas de nécessité.

Julie a écrit: si je n'étais pas sur Mac il y a longtemps que j'aurais arrêté de me prendre la tête.
H5N1 a écrit: Même avec cette si belle perche tendue, je ne rentrerais pas dans le débat :malin1:
Oh mouarf ! le vieux dossier :hehe: :super:
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edition : les passages en couleur ne sont que de la pure provocation :fesse:
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Re: Organiser la prise de réservation

Messagepar H5N1 » 02 Septembre 2013, 15:11

Tout ça pour ça :ghee: Heureusement que tu ne tiens pas l'agence de ma belle soeur. 400 loc à gérer tu ne t'en sortirais pas.
Mais étant sous Mac la complexité doit te manquer. Alors tu la créais :P
En apple je suis le seul à avoir ÇA
Regarder sur youtube.com

Le 1er poisson tactile. Bon marché évidemment .......
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